资源环境学院院网--华南农业大学

为加强对学院会议室的管理,提高使用效率,保证学院各类会议的顺利召开及会议室规范有序使用,特制定本规定。

一、学院会议室基本概况

1、104会议室,标准座位38,主要用途:学院组织召开的各类中型会议,如党政班子会、党委委员会、学术委员会、学位委员会等,接待上级或兄弟单位,各系(中心)召开的系级会议、本学院老师主持的课题检查验收、学术研讨以及经学院批准的全院性的学生组织活动等。

2、芭田报告厅,标准座位99,主要用途:学术报告会、本学院老师主持的课题检查验收、学术研讨以及经学院批准的全院性的学生组织活动等。

二、学院会议室的使用和管理

1、会议室由学院办公室统一管理,统筹协调安排使用,并负责安全、卫生、室内设备物品的管理和维护。

2、学院组织召开的各类会议,由学院办公室负责做好各项会前准备、会中服务和会后整理工作。

3、各系(中心)召开会议,须由各系(中心)指定人员,在会前2个工作日与学院办公室联系,并填写会议室使用申请表,待批准后方可使用。各项会前准备、会中服务和会后整理工作由使用单位安排专人负责。

4、本学院老师组织的课题检查验收、学术研讨会,须由主持老师指定人员,在会前2个工作日与学院办公室联系,并填写会议室使用申请表,待批准后方可使用。各项会前准备、会中服务和会后整理工作由各负责人安排专人负责。

5、经学院批准的各种全院性的学生活动使用会议室,须经学院领导批准后方可使用,由组织者在会前两个工作日与学院办公室联系,各项会前准备、会中服务和会后整理工作由组织者安排专人负责。

6、外单位因特殊情况需借用学院会议室,须经学院领导批准,并由相关负责人办理手续,自行做好会前、会中、会后工作。

7、遇会议室使用冲突时,办公室按照“学院会议优先,先定先使用”的原则统一安排,各申请使用会议室人员要服从办公室的协调。

8、会议主办者应提前到达会议室,做好相关布置及准备工作。会议所需的笔记本电脑等设备由会议主办者准备。

9、会议期间要确保会议室的清洁,爱护会议室的设施,不能在会议室随意张贴。在会议室悬挂标语条幅,需在办公室专人指导下开展,并在用后及时清除。会后由申请者负责清理会场,保持会议室干净整洁,关闭门窗、空调、电源。

10、使用会议室时,未经办公室同意,不得改变会议室设备、家具的位置,不得将会议室物品携出室外,不得擅自动用室内音响、投影等设备。如需挪动桌椅,应在填写申请表时一并告知学院办公室,并在会后要将桌椅恢复原样,摆放整齐。

11、会议室内的音响等设施,原则上由办公室安排专人负责指导使用,并注意爱护各种设施。

12、使用会议室的主办者即为期间的防火负责人。若出现安全问题及其他隐患,应及时排除。

13、会议室使用完毕,学院办公室派人对会议室内设施进行检查,如发现会议室内设施损坏,由申请部门(申请人)按价赔偿。

14、对于未按本规定要求使用会议室的部门或个人,学院办公室有权终止该会议室的使用,甚至停止其再次使用会议室。

三、本规定自印发之日起执行。

 

 

资源环境学院

二〇一五年十月二十九日

附件:资源环境学院会议室使用申请表